個人で仕事をする時に作業効率がグンと良くなる5つのこと

経営

なぜか、会社に属していると、お局いびられっ子?に属する事が多かった佐光です。

その時、まさか自分で仕事するなんて考えてもみなかったけど、、、結局会社が合わないということはそういう事なのかもね(苦笑)

 

さて自分で仕事をしだして、ここ数年で周りの環境が大きく変わった気がします。

そこで、個人で仕事をする時に作業効率があがってことを少し書いてみたいと思います。

 

FAXはネットFAXを使う

もう長い事、FAXはKDDIのインターネットFAXを使っています。

これ、月額1000円なので、全然負担になりません。

しかも、どこにいても使える、どこにいても見れるので便利です。

 

ただ、あんまりパソコン慣れしてない人が使うと、手間かも。。。

私の場合、Wordで一枚目のお手紙を書き、他の書類とともにPDFでまとめるなんて簡単だけど、それができないと面倒なのかも。。。

メリットとして、FAX付き電話を買う必要がなく、迷惑FAXも避ける事ができます。

 

ちなみに仕事用の電話はこんな簡単なもの。

ワークスペースが広く使えます。

 

大きいスキャナはいらない

今まで自宅、事務所を含め、スキャナ付きの複合機を使ってきました。

もちろん、年に数回使う機会がありますが、ほとんど使う事がありません。

その代わりに毎日くらい使ってるのが、こちら。

スキャンスナップ

会計ソフトFreeeと連動するため、レシート読み込みで内容が取り込まれます。

また、家計簿ソフトZaimにも連動しているので、同じようにレシート読み込んでくれます。

 

お客様からの資料の保存もこれが一番楽です。

「免許のコピーがしたくなったら?」

↑あなたの持ってるそのスマホで写真をとって、スマホのアプリから印刷すればいいだけの話です。

(スマホとプリンターはWifiで連動できる)

 

昔は複合機って便利だなと思ってたけど、今複合機ってすごいじゃま。。。

しかもインクの効率悪い。。。

 

ミニマルな部屋を好む私にはこれがぴったり。

まだ、複合機(スキャナ付きプリンター)が自宅、会社ともにあるのですが、次回複合機の選択はないですね。。。

 

会計ソフトはオンラインで

今まで、会計ソフトといえば、会計会社または税理士がオススメするものを使うのが普通だったと思います。

しかし今はそれが逆の時代になりつつあります。会計ソフト→税理士の図式です。

私がまさにそのタイプでした(笑)

会計ソフトの紹介から近くの税理士に行きました。

 

オンライン会計ソフトのメリット

○月額料金が安く、バージョンアップも適度にあり、その時々にちゃんと対応してくれる

○税理士と簡単に連動してくれる

○アスクルやアマゾンなど連動してくれるものが多いので手がかからない

○フォローが手厚い

 

以前まで会計のいろんなソフトを使いましたが、もう今後はこれしかない気がしてます(汗)

私はFreeeを使っていますが、ここ1年くらいでぐっと良くなりました。

もちろん、連動して給料ソフトもこれを利用しています。。。

個人事業主にはもう少し!ってところがありますが、事足りるんじゃないでしょうか。。。

 

法人向けアスクルが便利すぎる

以前まで近くのスーパーとかいろんなところで買い物をしていました。

ところが、買い物に行く時間などの時間コストを考えると、すごく効率が悪いのです。

全ての無駄時間を省きたかったので、ネットで買う事にしましたが、細々したものを買うのにためらいました。

そこで、思いついたのが、アスクル。調べてみると個人事業主でも登録できました。

法人向けアスクルを使うと、1000円以上で送料無料。そして、月一払いでの振込用紙が届きます。

しかもオンライン会計ソフトに連動しているので、面倒な入力が削減されます。

とても便利です。

 

情報共有や連絡のためのツールはSNSを

今、お客様全てにチャットワークをお願いしています。

メールの方もいらっしゃるんですけどね。

これは、お友達の社長に見習いました。これでお客様とのやり取りが楽になった事が多かったです。

 

グループで内容を共有できるので、昔のメールのccなどを使わなくてもいい。

自分の時間で見る事ができる。

更新管理の時の話も、楽。

効率化ですね。

 

社内ではキントーンを利用しています。

案外リモートワークが多いわりに、顧客資料管理も大変なので、こちらでそれを同時に行うようにしています。

 

ただ、ほとんど機能を使う事ができていません(苦笑)

私はこういうの苦手だから。。。もったいないなっていつも思ってます。

大半は顧客管理などで使っています。

 

他に使ってみたいのはこれ

エプソンのスマートチャージ

ネットショップをしている弊社では、毎月バカみたいにインクと用紙を使います。

そのため、プリンターは1、2年すると壊れます(苦笑)

また、デザイン会社でもあるので、それなりにやっぱりプリンター使います。

 

インクは純正にこだわっています。

やっぱりそれは色と詰まりの関係で、、、いろいろ問題があるのが嫌なんです。。。

 

これなら、それが何かと解消されるんじゃないでしょうか?

継続利用料金の時代だなって改めて思います(苦笑)

こういうビジネスモデルが大切だよね。

 

時間はお金

私に仕事を教えてくれた人は、時間こそ全ての人です。

時間はお金と違って、戻る事のない大切なものですからね。

そんな時間を大切に使うためにも、少しお金をかけていろいろ有効活用しましょうね。

 

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