改革すれば、圧倒的に仕事は早くなる

アナログ脳でデジタルを考える村上です。

あまり頭は良くありませんが、とにかく仕事時間の短縮ばかり考えています。

なので、お客様のところへ行って、もっと高速化しましょう!

という無意味な!?お金にならない提案ばかりしています。

 

そんな提案の一例を書きます。

 

古いやり方の固定観念を捨てましょう

弊社ではお客様にチャットワークの導入をお願いしています。

ほとんどのお客様が対応してくださいます。

変化を受け入れなければいけない状況になれば変化を受け入れられるのに、なかなか古い固定観念を捨てることができずにいる人もいらっしゃいます。

 

例えば、ネットショップでいえば、

「在庫管理、商品説明などの変更でCSVを使ってください!」

と言いますが、みなさま最初は全く受け入れてくれません。

昔ながらのやり方を変えるのがこんなに壁があるとは。。。と良く考えるものです。

 

ですが、仕事の時間を圧倒的に短縮するには、新しいやり方を考えた方が早いものも多くあります。

変化を恐れず、みなさん仕事を高速化しましょうね。

 

ペーパーレス化すると仕事が早くなる

ペーパーレス化がもしかしたら遅れてる日本。

どんなことも書類だらけの世の中です。

その中でも私があまり必要性を感じていないのが名刺。。。

 

私の場合は、もらったら即スマホでスキャン。

自動読み取りでクラウドへデーターがあがります。

私がここ数年使ってるのはCAMCARD

必要があれば、それをスタッフがハガキリストにしてくれたりもします。

 

とにかく、お客様の名刺というのは、常に持っていませんから、何かあった時にスマホから取り出すのが一番効率良いのです。

ということで、名刺はすぐに捨ててしまいます。

名刺をいちいちファイリングして持ってる人、それ探すのも大変だし、何回それを見直したことがあるのでしょうか?

 

日本では当たり前なこの名刺交換、シンガポールなどの海外ではすでに電子化交換が主流です。

メールを多用する企業には顧客情報とメールを紐付け

弊社では上記にも書いた通り、お客様やパートナーはチャットワークを利用しているので、あまりメールを多用していません。

けれど、企業によっては、メールでやりとり、数年後同じものの受注がある。その時に、必死で過去の資料を探す。

こういうことをされている人がいます。

 

なぜデーターで管理しないんだ?

と不思議で思いますが、なかなか、それができないでいる会社があります。

ファイリングされた資料を後生大事に抱えている。

何かの勲章のように。

 

こういう企業は、次の代に変わった時に、すごく困ることが発生します。

引き継ぎができない。。。。何がどこにあるかわからない。

 

kintonメールワイズを使えば、すぐにいろんなことが解消します。

 

うちもkintonユーザーではありますが、、、全てクラウド管理なので

スマホを持っていたらどこでも仕事できてしまいます。

顧客情報どこでも持ち歩いてます(苦笑)

 

会社のマニュアルなども一通り、このkintonに入っています。

何かあったらスタッフに、「kintonのファイル探して!」という感じです。

月額で安く借りれ、カスタマイズも簡単です。

 

とにかくマニュアル化

なぜかマニュアル化ができない企業が多いのですが、弊社では、パートさんが入ると、マニュアルを見て勝手に仕事してもらうことが多くあります。

例えば、そのマニュアルとしては、電話の対応だったり、買い物はどこでどうやってするかだったり。

 

マニュアル化に取り組むときは、とにかく忙しくてもマニュアル化に取り組むこと。

「時間なくて」「忙しくて」よく聞きますね。

だからマニュアル化するんですよ!と私は言いたいんですけどね。

時間がない状態が今後続くなら、このマニュアル化で教える手間がかなり減ります。

 

請求書メール化

昔ながらの紙での請求書を送るシステムって今必要なんでしょうか?

請求書一枚送るのに、82円かけてまで?

そのコスト、メールにすれば落とせますけど?

時間も最短です。

 

弊社では新規さん以外はほとんどメールでの請求書発送です。

会計ソフトFreeeを使っていれば、それはかなり簡単な作業です。

 

簡単にPDF、JPG化

考える間もなく、簡単にPDF、JPGにできる簡単なツールを私たちは毎日持っていますね^^

それが、スマホです!

iPhoneだと写真撮影は自動的にMacに移りますから、いろいろ簡単です。

あと、うちでかなり多用しているのは、

スキャンスナップです。

だいたい、領収書などもこれで全てスキャンして自動で取り込みます。

紙もほぼこれでデーター化してとっています。

お客様の情報は紙では残していません。

 

ネットショップには必須なラベルプリンター

お客様によくご購入いただくラベルプリンター

これがないばっかりに、切ったりはったりで時間を費やしているところも。

コスト的には、切ったりはったりが安いのですが、時間効率を考えれば全部これ!

 

全部アスクル!

アスクルのまわしものってくらい、アスクルすすめていますが、弊社で一番時間の無駄なと思ったのは、消耗品の買い物です。

トイレットペーパーとか洗剤とか、、、全部アスクルで買えば、一瞬で終わり、翌日届きます。

しかも支払いは月に1回だけ。ほとんど送料無料。

会社に金庫をおかない時代

買い物という当たり前の時間コストを考えられない人は損していますよね。

 

毎回、絶対必要な消耗品ってあると思います。

それをわざわざ毎回無くなったら買いに行くより、少しストックを持ちながら定期的に届くようにした方がよいのではないでしょうか?

ついでの買い物は案外時間の無駄です。

 

スカイプ、チャットワークのビデオ会議

税理士さんとは、毎月スカイプで対談をしています。

そういう時代です。会うのは大切だけど、そんなに頻繁に合わなくても、顔を見て話せば通じることってたくさんあります。

今は、LINEもあるんだし、スマホ一台あれば、すぐにビデオ会議ができます。

 

私は何しろ、もともとリモートワークで上海の仕事をしていました。

こういうことにはむしろ壁がありません。

自分がその場所までいかないとなんともならないと考えている人はたくさんいますね。

けど、行ってもどうにもならないことの方が結構ある。

たまには見直してみることが必要です。

 

フォーマットを作る、テンプレートを作る。

世の中には、エクセルという便利なシステムがあるのに、それを使いこなさず毎回同じことを何度も書いている人がいます。

 

たとえば、必ず契約時に必要な資料があると思います。

一箇所に名前と住所を入れれば、全ての資料に名前と住所が入る。

ボタンひとつで全部印刷してくれる。

そういうフォーマットを作らずに、コピペしてる会社の多いこと。

 

また、毎回同じメールを書くのに、

テンプレート化していないところ。

お問い合わせの最初には、必ず「お問い合わせ誠にありがとうございます」

っていれるでしょ?

 

日々毎日やることはテンプレート化しましょう。

 

日々、寝る時間を多くすることを考える

私の場合、昔に比べてよく寝ているなと思います(笑)

あんまり仕事していないんでしょうか? いえいえ、仕事をかなり高速化した結果だと思います。

寝るの大好きですから。

 

とにかく、時間を無駄にしているものを削除する努力をしています。

時間がかかることの裏には、時間をいかにして早くするか?

という問題が隠されています。

デザインや構成などは、どうしても時間がかかりますが、その他の事務処理などは、絶対的に高速化できるはずです。

 

簡単料理みたいに、アイディア次第でできることって結構あるものです。

例えば、他人を使ってやってもらうとかね。

 

無駄を無くすのではなく、自分に有意義な時間を増やすと考えるとうまくいく

人生に無駄な時間なんてありませんからね。全ては有意義な自分の時間のために!

考えてみてはいかがでしょうか?

ABOUTこの記事をかいた人

株式会社MUDORA run party 代表兼デザイナー。 各種ネットショップを持ち、ネットショップの売り方の研究をしています。ネットショップ系の講師やコンサルとしても活動中。